Kiedy warto przeprowadzić audyt akt osobowych oraz dokumentów dotyczących legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców?

Każda firmach zobowiązana jest do prowadzenia akt osobowych swoich pracowników. Tymczasem w trakcie pandemii kwestie związane z ich zakładaniem oraz bieżącą aktualizacją mogły w niektórych organizacjach zejść na dalszy plan. W przypadku kontroli może to skutkować dotkliwymi karami pieniężnymi. Dlatego warto co pewien czas weryfikować dokumentację pracowniczą. Nie czekaj aż zrobi to PIP. Podpowiadamy, jak prowadzić poprawnie teczki akt osobowych i zaprowadzić porządek w dokumentach cudzoziemców, w tym pracowników z Ukrainy.

1. Dlaczego warto zweryfikować akta osobowe pracowników?

Każdy przedsiębiorca – nieważne, czy zatrudnia jednego pracownika, czy tysiąc – zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych. Tymczasem pandemia koronawirusa odbiła się na funkcjonowaniu wielu polskich firm, w tym również działów HR. Ponad dwa lata życia w izolacji lub pracy w systemie hybrydowym, z dużą fluktuacją pracowników, mogły sprawić, że w teczkach pracowników zapanował chaos. Tym bardziej, że w czasach luzowania obostrzeń, wiele firm zatrudniało nowych pracowników, w tym cudzoziemców. Dodatkowo, koncentrowały się przede wszystkim na biznesie, często bagatelizując kwestie poboczne związane np. z bieżącą aktualizacją teczek. Brak dokumentów w aktach osobowych, choć czasami wynika z niedopatrzenia, może rodzić poważne konsekwencje prawne dla pracodawcy. Na przykład brak umowy o pracę może świadczyć o nielegalnym zatrudnieniu. Poważnym niedopatrzeniem jest też brak badań i szkolenia BHP w przypadku wypadku przy pracy. Jeśli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1 000 zł do 30 000. zł. Natomiast w przypadku zatrudnienia cudzoziemców brak dokumentu potwierdzającego przez pracodawcę spełnienie obowiązku z art. 113 grozi upomnieniem lub karą w wysokości 100 zł.

Brak niektórych dokumentów może mieć konsekwencje nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika np.:

• Brak umów o pracę i świadectwa pracy ma wpływ na ubieganie się o emeryturę lub rentę, ponieważ dokumenty te mogą być wymagane przez ZUS.
• Brak dokumentacji takiej, jak umowa, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop macierzyński i rodzicielski mogą mieć konsekwencje podczas kontroli ZUS. Np. brak wniosku o urlop macierzyński może spowodować, że ZUS nie uzna takiego zasiłku i poprosi o korektę.

Mając na względzie powyższe kwestie, warto jak najszybciej przyjrzeć się zawartości teczek akt osobowych pracowników.

2. Główne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zanim szczegółowo omówimy zawartość akt osobowych pracowników z Polski oraz z zagranicy, a także przybliżymy kwestie związane z ich audytem, przypominamy podstawowe zasady prowadzenia teczek.  Dokumentację pracowniczą można przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, aby robić to w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto akta osobowe powinny być prowadzone w sposób chronologiczny, a ich strony ponumerowane. Dodatkowo każda ich część powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Co więcej, pracodawcy zobowiązani są do przechowywania akt personalnych byłych pracowników.

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

• Przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później.
• Przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 – należy złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie.
• Przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku.
• W przypadku pracowników, u których po ustaniu zatrudnienia jest prowadzone postępowanie sądowe okres 10 lat liczymy od dnia wydania wyroku sądu licząc od końca roku kalendarzowego.
• Od 1.01.2019 roku wraz ze świadectwem pracy musimy obowiązkowo przekazać pracownikowi oświadczenie o terminie przechowywania jego akt osobowych oraz o terminie, w którym może odebrać swoje akta. Pracownik może odebrać akta osobowe w ciągu 30 dni po upływie 10 lat.
• Od 01.01.2019 nie zakładamy pracownikowi kolejnych akt osobowych - muszą one być kontynuowane. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji, zgodnie z nowym art. 94(5) § 2 k.p., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasa.

Jeśli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji w ustawowo wyznaczonym terminie, pracodawca ma 12 miesięcy na to, aby zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

3. Jakie dokumenty są wymagane w aktach osobowych?

Przez wiele lat akta pracownicze składały się z trzech części -  A, B i C. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) wprowadziło nową część D. Rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2019 r.
Co powinna zawierać każda część akt?  

Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Teczka personalna w części A musi zawierać wszystkie informacje dotyczące okresu poprzedzającego zatrudnienie w danej firmie oraz dokumenty związane z procesem ubiegania się o pracę. Należą do nich m.in. kwestionariusz, który kandydat wypełniał w procesie rekrutacji, poprzednie świadectwa pracy, orzeczenie lekarskie zezwalające na pracę na danym stanowisku, a także dokumenty potwierdzające kwalifikacje do wykonywania danych czynności.

Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

W tej części niezbędne jest m.in. przechowywanie umowy o pracę oraz dokumentów potwierdzających zakres obowiązków i zapoznanie się pracownika z regulaminem pracy i przepisami BHP. Dodatkowo, pracodawca musi kompletować chociażby oświadczenia dotyczące danych osobowych, dokumenty poświadczające powierzenie pracownikowi mienia czy skierowania na badania wraz z orzeczeniami lekarskimi.

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Ta część teczki personalnej powinna obejmować m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych

W części D pracodawca kompletuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.